Archiv für den Monat: Oktober 2020

Teams: Offline Status

Neues Feature in MS Teams: Der eigene Status kann zu Offline verändert werden:

Mit dieser Einstellung wird man bei den Kollegen als Offline angezeigt. Kann so besser vermeiden, dass man zu den unmöglichsten Zeiten auf geschäftliche Dinge angesprochen wird. Und trotzdem sieht man was aktuell in den Kanälen vor sich geht.

War schon eine Weile angekündigt, ist heute in meinem Mac Client aufgetaucht.

Dateien teilen in Teams

Dateien bitte NICHT in persönlichen Chats teilen

Dateien, die in persönlichen Chats geteilt werden landen technisch im Onedrive des jeweils teilenden Chatpartners. Sie sind für den Gegenüber solange verfügbar, wie der Teilende im Unternehmen ist. Danach sind die Dateien verloren!

Dateien die in Teams-Teams geteilt werden, sind dagegen technisch bei Microsoft im Sharepoint gespeichert und so vor diesem Fall geschützt. Egal, ob der Teilende noch Mitglied des Teams ist, oder nicht, die Datei ist verfügbar.

Chat: Team oder Privat

Wann nehme ich einen Chat zur Kommunikation, wann ein Team?

Private Chats (links oben, das Chat Icon) sind nur für wenige Kommunikationen, die nicht für andere Personen interessant sind geeignet. Beispiele: Verabredungen zur Mittagspause, Privates, Belangloses.

Alle anderen Kommunikationen zu Projekten, Kunden, anstehende Entscheidungen sollten in einem Team (Teams Icon) geführt werden. Dort sind typischerweise auch alle anderen Kollegen Mitglied, die dieses Topic im Vertretungsfall, oder aus Interesse an der Sache, angehen könnte.

Für die Teammitglieder ergibt sich daraus zwar mehr (möglicherweise uninteressante) Information, aber das ist in unserer Informationsgesellschaft zwischenzeitlich überall so. In Facebook oder Instagram werden Konversationen die jemand nicht interessiert selbstverständlich überblättert.

So haben aber alle die Möglichkeit eine Information über die Suchfunktion zu finden. Wissen wird verteilt! Kollegen, die weitere Informationen haben, können nötigenfalls eingreifen. Weniger Fehler passieren.

Links zu Dokumenten in Teams formatieren

Wenn in MS Teams Links zu SharePoint (oder Onedrive) Dokumenten eingefügt werden sieht das meist grenzwertig fürchterlich aus:
UntitledImage
Die Abhilfe ist einfach. Im Teams Editor (Aufrufen über das A unten: UntitledImage) kann über die Kettenglieder (UntitledImage) ein Link mit beschreibendem Kurztext eingefügt werden.
Einfach den ellenlangen SharePoint Link als „Link“ hinterlegen und bei „Anzuzeigender Text“ die Beschreibung eintragen. Dann sieht das gleich vernünftig aus:
UntitledImage