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Genehmigungen/Approvals in Microsoft Teams

In MS Teams gibt es seit heute(?) eine neue Standard App: Genehmigungen!

Wenn sie über die Schaltfläche Apps hinzufügen installiert ist, kann man kleine Genehmigungsworkflows starten.

Es will mir gerade nicht gelingen einen passenden Screenshot dazu einzustellen.:-(

Auf jeden Fall kann eine beliebiger Freitext Antrag eingestellt werden bestehend aus Titel und zugehöriger Beschreibung. Dann werden ein oder mehrere Genehmiger eingetragen. Optional kann ich noch Antworten vorgeben… 

In einer Übersicht sehe ich dann meine gestellten und meine genehmigten Anträge.

Status in Teams

Was viele Leute vergessen, oder sich nicht bewusst machen: Wenn ich in Teams einen Status manuell setze, bleibt dieser Status erstmal gesetzt.

Wenn also manuell der Status auf „Verfügbar“ gestellt wird, bleibt das auch so, wenn man an einem Meeting teilnimmt. Das ist so häufig nicht gewünscht.

Auf die Teams eigene Automatik kann man immer über „Status zurücksetzen“ im Menü zurückschalten.

Also entweder Automatik benutzen, oder aber immer dran denken und manuell korrekt setzen.

Das manuelle Einstellen geht auch über die Suchseite oben. Es eine Reihe von selbsterklärenden /-Befehlen zur manuellen Pflege des Status. (/verfügbar, /offline etc).

Den Trick mit der Dauer habe ich schon in diesem Beitrag gezeigt.

Teams Statusmeldungen zeitlich befristen

Neu in MS Teams: Statusmeldungen können jetzt zeitlich befristet eingestellt werden.

Wie oft habe ich oder Kollegen bereits vergessen den manuell eingestellten Presence Status wieder auf den „Verfügbar“ zu stellen, oder zurückzusetzen.

Seit der aktuellen Teams Version kann eingestellt werden, wie lange der Status gültig sein soll:

UntitledImage

Oben einstellen, welcher Status gesetzt werden soll, unten wie lange. Über Benutzerdefiniert kann auch ein beliebiges Enddatum/Uhrzeit eingestellt werden.

Praktisch!

Teams: Offline Status

Neues Feature in MS Teams: Der eigene Status kann zu Offline verändert werden:

Mit dieser Einstellung wird man bei den Kollegen als Offline angezeigt. Kann so besser vermeiden, dass man zu den unmöglichsten Zeiten auf geschäftliche Dinge angesprochen wird. Und trotzdem sieht man was aktuell in den Kanälen vor sich geht.

War schon eine Weile angekündigt, ist heute in meinem Mac Client aufgetaucht.

Dateien teilen in Teams

Dateien bitte NICHT in persönlichen Chats teilen

Dateien, die in persönlichen Chats geteilt werden landen technisch im Onedrive des jeweils teilenden Chatpartners. Sie sind für den Gegenüber solange verfügbar, wie der Teilende im Unternehmen ist. Danach sind die Dateien verloren!

Dateien die in Teams-Teams geteilt werden, sind dagegen technisch bei Microsoft im Sharepoint gespeichert und so vor diesem Fall geschützt. Egal, ob der Teilende noch Mitglied des Teams ist, oder nicht, die Datei ist verfügbar.

Chat: Team oder Privat

Wann nehme ich einen Chat zur Kommunikation, wann ein Team?

Private Chats (links oben, das Chat Icon) sind nur für wenige Kommunikationen, die nicht für andere Personen interessant sind geeignet. Beispiele: Verabredungen zur Mittagspause, Privates, Belangloses.

Alle anderen Kommunikationen zu Projekten, Kunden, anstehende Entscheidungen sollten in einem Team (Teams Icon) geführt werden. Dort sind typischerweise auch alle anderen Kollegen Mitglied, die dieses Topic im Vertretungsfall, oder aus Interesse an der Sache, angehen könnte.

Für die Teammitglieder ergibt sich daraus zwar mehr (möglicherweise uninteressante) Information, aber das ist in unserer Informationsgesellschaft zwischenzeitlich überall so. In Facebook oder Instagram werden Konversationen die jemand nicht interessiert selbstverständlich überblättert.

So haben aber alle die Möglichkeit eine Information über die Suchfunktion zu finden. Wissen wird verteilt! Kollegen, die weitere Informationen haben, können nötigenfalls eingreifen. Weniger Fehler passieren.

Links zu Dokumenten in Teams formatieren

Wenn in MS Teams Links zu SharePoint (oder Onedrive) Dokumenten eingefügt werden sieht das meist grenzwertig fürchterlich aus:
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Die Abhilfe ist einfach. Im Teams Editor (Aufrufen über das A unten: UntitledImage) kann über die Kettenglieder (UntitledImage) ein Link mit beschreibendem Kurztext eingefügt werden.
Einfach den ellenlangen SharePoint Link als „Link“ hinterlegen und bei „Anzuzeigender Text“ die Beschreibung eintragen. Dann sieht das gleich vernünftig aus:
UntitledImage