MS Teams

Ich habe gerade bei einem Supportfall folgendes letztendlich logisches Verhalten von Teams/Sharepoint bezüglich Berechtigungen feststellen müssen. Kann sein, dass das für euch logisch/normal ist. Ich habs erstmal ergründen müssen, jetzt versteh ich es auch.
 
Der Fall:
Ich habe ein Teamkanal/eingeschränkten Teamkanal/Sharepointsite mit bestimmten Mitgliedern, die dann auch Rechte auf die jeweils dort liegenden Dokumente haben.
 
Wenn ich jetzt einen Link auf eine Datei aus einem eingeschränkten Kanal mit jemand teile, der dort keine Rechte hat, bekommt er über den Link automatisch Rechte darauf. Und zwar jeder der diesen Link irgendwo/wie bekommt, solange er bei beim gleichen Tenant ist (evtl. sogar world writable, wenn das im Tenant erlaubt ist).
 
Man darf solch einen Link also NICHT einfach teilen und davon ausgehen, dass nur der Gegenüber darauf Zugriff hat. Man weiß ja nicht, ob der den Link im Internet veröffentlicht, oder in ein mehr oder weniger öffentliches OneNote/Wiki stellt.
 
Der Link stellt dann die Zugriffsberechtigung dar, und keiner hat mehr die Übersicht, wer auf diese Datei Zugriff hat. Man kann in Sharepoint dann zwar sehen, dass es einen solchen Link gibt, weiß aber nicht, wer im Besitz dieses Links ist.
 
Böse Falle, wenn es sich um ein vertrauliches Dokument handelt, und man davon ausgeht, dass ja die Zugriffsbeschränkungen von Teams/Sharepoint greifen. Tun sie nicht mehr, sobald ein Link erstellt wurde.

Neu in Teams können jetzt Reaktionen innerhalb von Besprechungen gezeigt werden.

Da, wo bisher die Hand gehoben wird, um etwas zu sagen, gibts jetzt weitere Optionen:

Teams Reaktionen

Möglichkeiten sind:

• Daumen hoch
• Herz
• Beifall
• Lachen

Daneben ist noch das „alte“ Hand heben.

Wenn ich tagsüber von Kollegen angechattet werde ist es extrem nervig, wenn erstmal ein:

Hallo Volker

kommt und danach erstmal eine längere Pause. Im Teams Fall sehe, dass der Gegenüber etwas tippt. Ich bin zu diesem Zeitpunkt aber schon gestört und der Gegenüber hält mich solange auf, bis er seinen möglicherweise längeren Text getippt hat.

Viel besser ist es gleich in der ersten Zeile zum Punkt zu kommen (die Begrüßung darf ja dabei sein): 

Hallo Volker, ich brauche kurz DINGENS, oder kannst DU mir bei ANDEREMDINGENS helfen, weil ich gerade an PROBLEM feststecke.

Genauso ist es in den meisten Fällen besser einen Kollegen vor einem Telefonat zu fragen, ob er momentan kurz Zeit und Muße hat über ein Thema zu sprechen. Im Idealfall mit ungefährer Dauer und Thema des Anrufs:

Hallo Volker, hättest Du kurz 5 Minuten Zeit mit mir über PROBLEM zu sprechen, oder wann passt es Dir besser?

Beide Tipps sind schamlos hier geklaut und sinngemäß ins Deutsche übersetzt. 

In MS Teams gibt es seit heute(?) eine neue Standard App: Genehmigungen!

Wenn sie über die Schaltfläche Apps hinzufügen installiert ist, kann man kleine Genehmigungsworkflows starten.

Es will mir gerade nicht gelingen einen passenden Screenshot dazu einzustellen.:-(

Auf jeden Fall kann eine beliebiger Freitext Antrag eingestellt werden bestehend aus Titel und zugehöriger Beschreibung. Dann werden ein oder mehrere Genehmiger eingetragen. Optional kann ich noch Antworten vorgeben… 

In einer Übersicht sehe ich dann meine gestellten und meine genehmigten Anträge.

Was viele Leute vergessen, oder sich nicht bewusst machen: Wenn ich in Teams einen Status manuell setze, bleibt dieser Status erstmal gesetzt.

Wenn also manuell der Status auf „Verfügbar“ gestellt wird, bleibt das auch so, wenn man an einem Meeting teilnimmt. Das ist so häufig nicht gewünscht.

Auf die Teams eigene Automatik kann man immer über „Status zurücksetzen“ im Menü zurückschalten.

Also entweder Automatik benutzen, oder aber immer dran denken und manuell korrekt setzen.

Das manuelle Einstellen geht auch über die Suchseite oben. Es eine Reihe von selbsterklärenden /-Befehlen zur manuellen Pflege des Status. (/verfügbar, /offline etc).

Den Trick mit der Dauer habe ich schon in diesem Beitrag gezeigt.

Neu in MS Teams: Statusmeldungen können jetzt zeitlich befristet eingestellt werden.

Wie oft habe ich oder Kollegen bereits vergessen den manuell eingestellten Presence Status wieder auf den „Verfügbar“ zu stellen, oder zurückzusetzen.

Seit der aktuellen Teams Version kann eingestellt werden, wie lange der Status gültig sein soll:

Oben einstellen, welcher Status gesetzt werden soll, unten wie lange. Über Benutzerdefiniert kann auch ein beliebiges Enddatum/Uhrzeit eingestellt werden.

Praktisch!

Neues Feature in MS Teams: Der eigene Status kann zu Offline verändert werden:

Mit dieser Einstellung wird man bei den Kollegen als Offline angezeigt. Kann so besser vermeiden, dass man zu den unmöglichsten Zeiten auf geschäftliche Dinge angesprochen wird. Und trotzdem sieht man was aktuell in den Kanälen vor sich geht.

War schon eine Weile angekündigt, ist heute in meinem Mac Client aufgetaucht.

Dateien bitte NICHT in persönlichen Chats teilen

Dateien, die in persönlichen Chats geteilt werden landen technisch im Onedrive des jeweils teilenden Chatpartners. Sie sind für den Gegenüber solange verfügbar, wie der Teilende im Unternehmen ist. Danach sind die Dateien verloren!

Dateien die in Teams-Teams geteilt werden, sind dagegen technisch bei Microsoft im Sharepoint gespeichert und so vor diesem Fall geschützt. Egal, ob der Teilende noch Mitglied des Teams ist, oder nicht, die Datei ist verfügbar.

Wann nehme ich einen Chat zur Kommunikation, wann ein Team?

Private Chats (links oben, das Chat Icon) sind nur für wenige Kommunikationen, die nicht für andere Personen interessant sind geeignet. Beispiele: Verabredungen zur Mittagspause, Privates, Belangloses.

Alle anderen Kommunikationen zu Projekten, Kunden, anstehende Entscheidungen sollten in einem Team (Teams Icon) geführt werden. Dort sind typischerweise auch alle anderen Kollegen Mitglied, die dieses Topic im Vertretungsfall, oder aus Interesse an der Sache, angehen könnte.

Für die Teammitglieder ergibt sich daraus zwar mehr (möglicherweise uninteressante) Information, aber das ist in unserer Informationsgesellschaft zwischenzeitlich überall so. In Facebook oder Instagram werden Konversationen die jemand nicht interessiert selbstverständlich überblättert.

So haben aber alle die Möglichkeit eine Information über die Suchfunktion zu finden. Wissen wird verteilt! Kollegen, die weitere Informationen haben, können nötigenfalls eingreifen. Weniger Fehler passieren.

Wenn in MS Teams Links zu SharePoint (oder Onedrive) Dokumenten eingefügt werden sieht das meist grenzwertig fürchterlich aus:

Die Abhilfe ist einfach. Im Teams Editor (Aufrufen über das A unten: ) kann über die Kettenglieder () ein Link mit beschreibendem Kurztext eingefügt werden.
Einfach den ellenlangen SharePoint Link als „Link“ hinterlegen und bei „Anzuzeigender Text“ die Beschreibung eintragen. Dann sieht das gleich vernünftig aus: